Jeżeli na zebraniach członków twojego zespołu jest zbyt wiele wątków pobocznych, jałowych dyskusji, złośliwych uwag i niepotrzebnej krytyki, wykorzystaj poniższe wskazówki, aby zmienić oblicze tych spotkań.

Byłem ostatnio na spotkaniu właścicieli i kierowników kilkunastu klinik weterynaryjnych, które z powodzeniem radzą sobie na rynku. Podczas przerwy jeden z właścicieli praktyki stwierdził: „Zaczynam się bać tego, że przynajmniej raz w miesiącu musimy mieć spotkania wszystkich członków zespołu”. A następnie powiedział do stojącego obok kolegi: „Nie wyobrażam sobie, że musiałbym pracować w twojej klinice i chodzić na takie spotkania raz w tygodniu. To brzmi strasznie”.

Chciałbym móc powiedzieć, że te słowa mnie zaskoczyły, ale niestety słyszałem je już wiele razy. Takie spotkania mogą być straszne, jeżeli są nudne. Kiedyś na spotkanie przyjechał przedstawiciel jednej z firm ze swoją prezentacją i przekroczył przeznaczony dla niego czas o 45 minut. Wiedziałem, że niczego nie osiągnie, a wraz z rosnącym znudzeniem czułem w pomieszczeniu narastające napięcie. Musiałem to przerwać.

Trzeba to powiedzieć wprost: nie należy organizować spotkań tylko po to, abyśmy mogli powiedzieć, że się odbyły. Zgadzam się z ich przeciwnikami. Spotkania takie mogą być kosztowne, zabierać pracownikom ich cenny czas, a jeżeli nie będą odpowiednio prowadzone, mogą przekształcić się w sesje narzekań i reklamacji.

Można jednak dzięki kilku istotnym zmianom zmienić je w produktywne, miłe spotkania.

Przygotowanie spotkania ma podstawowe znaczenie

Sukces lub niepowodzenie spotkania pracowników można przewidzieć na wiele dni przed jego terminem. Przygotowanie tematyki spotkania oraz wskazanie jego konkretnych celów mają w tym przypadku podstawowe znaczenie. Organizator potrzebuje wiarygodnego planu spotkania i ściśle zdefiniowanych punktów programu. Wiem, co sobie myślisz: „To brzmi jak korporacja”. Ale brak planu oznacza, że wracasz do czasów, kiedy kilka dni po zakończeniu spotkania nadal uważasz, że nie należało go robić wcale.