Dostęp Otwarty

Zarządzanie kliniką

Powstrzymaj koszty, zanim pożrą twój przychód

Jeff Rothstein

Zbyt duży zapas towaru, nadliczbowi pracownicy oraz nienaliczane opłaty pochłaniają sporą część twojego przychodu. Pora przenieść owych zachłannych skrytożerców na dietę!

W cudownym okresie prosperity lat 90., kiedy 10-20-procentowy wzrost ekonomiczny praktyk lekarsko-weterynaryjnych był normą, pomyślałem sobie, że niezłym pomysłem byłoby mieć kilka klinik. Dziesięć wydawało się dobrą liczbą. Jeśli tylko udałoby mi się uzyskać 12-15 procent dochodu z każdej z nich, nadal wiodłoby mi się całkiem nieźle. Kilka krachów na giełdzie papierów wartościowych później ten koncept nie malował się już tak spektakularnie. Zamiast spodziewanego dziesięciokrotnego zwiększania zysku, przed moimi oczami pojawiły się nadciągające nieubłaganie straty. Rozpoczęła się bitwa – ja zaś byłem zdecydowany znaleźć sposób na to, aby działalność moich klinik pozostała opłacalna.

Wielu specjalistów i doradców od zarządzania przyjmuje, że praktyki lekarsko-weterynaryjne funkcjonują na zasadzie budżetu rocznego. Z moich obserwacji wynika jednak, że właściciele klinik po prostu przyglądają się swoim kosztom i liczą na to, że będzie lepiej. Przez lata sam postępowałem tak samo – wcale nie trzymałem się oficjalnego budżetu. Gdy gotówka przestała napływać szerokim strumieniem, doszedłem do wniosku, że muszę zacząć kontrolować swoje wydatki. Aby to zrobić, musiałem zmienić dotychczasowe postępowanie.

Stworzenie budżetu dla kliniki weterynaryjnej nie jest trudne. Większość wydatków wiąże się z wypłatami oraz stanem magazynowym. Jeżeli właściciel lecznicy kontroluje i sprawdza na bieżąco te dwie składowe, ustalenie budżetu można uznać prawie za gotowe. Wypłaty, łącznie z podatkami i dodatkami do pensji, zabierają około 50 procent przychodów, z czego 25 procent przypada na pracowników technicznych, a 25 procent na lekarzy i osoby zarządzające. Na koszty utrzymania magazynu (w tym karm dla zwierząt) i urządzeń laboratoryjnych należy przeznaczyć około 20 procent zarobionych pieniędzy. Wynajem pomieszczeń i inne wydatki związane z użytkowaniem budynku pochłaniają kolejne 8 do 10 procent, a ogólne koszty administracyjne są zwykle bliskie 8-10 procent. Ile zatem pozostaje na zysk? Jeśli masz szczęście, będzie to 10-20 procent. Większość wydatków związanych z wynajmem powierzchni, usługami komunalnymi oraz opłatami administracyjnymi jest stała, przez co nie dają one dużego pola do szukania oszczędności. Wynika z tego, że aby utrzymać dochód, powinieneś kontrolować przede wszystkim wypłaty dla pracowników oraz koszty utrzymania magazynu.

Wiele klinik przeznacza na pensje dla pracowników 52 do 55 procent, zamiast planowanych 50 procent, a koszty magazynowe stanowią 22 do 25 procent całkowitego przychodu względem zakładanych 20 lub mniej procent. Wykonujemy szybką kalkulację i już wiemy, że praktyki te przynoszą w najlepszym wypadku jedynie minimalny zysk. Jeżeli taka sytuacja dotyczy również twojej lecznicy, nie poddawaj się – wciąż jest nadzieja na to, aby w przyszłości była ona rentowna. Oto co robię, aby powstrzymać duże wydatki przed pożarciem moich przychodów.

Codziennie kontroluj godziny pracy

Moi managerowie mają do dyspozycji budżet w wysokości 18 do 20 procent przychodu na wydatki związane z godzinnymi wynagrodzeniami dla pracowników podczas pracowitych dni roku oraz 20 do 22 procent podczas spokojniejszych okresów, w sumie zaś naszym założeniem jest, aby było to 20 procent. Managerowie patrzą, jak kształtują się nasze obroty i średnie stawki godzinowe, aby móc przewidzieć, ile godzin mają do dyspozycji w grafiku tygodniowym. Arkusz kalkulacyjny pozwala sprawdzać na bieżąco, czy plany te mieszczą się w przewidzianym budżecie. Po każdej wypłacie managerowie weryfikują ilość zarobionych pieniędzy i wysokości pensji, aby zobaczyć, jaki procent naszego przychodu został przeznaczony na wydatki związane z wynagrodzeniami dla pracowników. Jeżeli wydatki te przekroczyły 20 procent, w kolumnie arkusza kalkulacyjnego wyświetla się dokładna suma, jaką klinika przeznaczyła na zbędne koszty pracy. Nie żałujemy pieniędzy na pensje dla pracowników, jednocześnie jednak staramy się nie wydawać ich, gdy nie jest to potrzebne.

Kiedy po raz pierwszy zacząłem postępować w powyższy sposób, odkryłem, że jedna z moich lecznic zatrudnia zbyt wiele osób na 100 godzin w tygodniu! Wydaje się to absurdalne, a jednak jest prawdziwe. Poza rażącymi błędami, takimi jak nadmiar pracowników, obserwacja ilości pieniędzy przeznaczanych na wypłaty nauczyła mnie jeszcze innych rzeczy. Po pierwsze, podczas gdy często możesz stwierdzić, że zatrudniasz zbyt wiele osób, niełatwo jest oszacować dokładnie tę nadwyżkę, gdyż ludzie, nawet jeśli nie są zapracowani, zwykle znajdują sobie jakieś zajęcie. Po drugie, zmniejszenie niepotrzebnego czasu pracy nie było aż tak skomplikowanym zadaniem, a po jego wykonaniu wszystko działało bardzo dobrze – każdy pracował po prostu w mniejszym wymiarze godzin. Z czasem z kliniki odeszła jedna czy dwie osoby, co dało pozostałym więcej godzin do przepracowania.

Kolejnym krokiem kontroli wypłat było częste sprawdzanie przez managerów i lekarzy zarządzających grafików pracy pod koniec dnia. Jeżeli członek zespołu przewidziany do pracy następnego dnia nie był potrzebny, manager informował go o tym wieczorem. W mniej pracowite dni wysyłaliśmy często pracowników na długą przerwę obiadową lub wcześniej do domu. Nikt nie lubi takiego postępowania, ale członkowie zespołu zorientowali się, że ta opcja jest jednak lepsza niż niezarobienie wystarczającej ilości pieniędzy na wypłaty pensji.

Sprawdzaj co tydzień stany magazynowe

Na podobnej zasadzie działają również managerowie magazynu, którzy mają za zadanie kontrolować jego stan. Nasz budżet odważnie przewiduje przeznaczenie 15 procent przychodu wygenerowanego w ostatnim tygodniu na zakup leków, wyposażenia medycznego i karm dla zwierząt na kolejny tydzień. Arkusz kalkulacyjny pomaga managerom ustalić, jaką sumę mogą w danym tygodniu wydać na te produkty. Kupując towary, dodają ceny zakupu do arkusza kalkulacyjnego, co pozwala obliczyć aktualną sumę pieniędzy do wykorzystania.

W przypadku problemu, osoby odpowiedzialne za magazyn znajdują sposób na „zbilansowanie budżetu”. Niektórzy lekarze twierdzą, że pod koniec dnia potrzebujesz czegoś, co jest niezbędne, i nie chcesz, aby nagle okazywało się, że tego nie ma. To prawda, należy jednak pamiętać, że dyscyplina i dobry system inwentaryzacji niosą wiele korzyści. Możliwe, że klinika zamawia zbyt wiele produktów, zbyt wiele sztuk pojedynczego produktu, zbyt wiele różnych objętości tego samego leku, zbyt duże objętości niż jest to potrzebne, bądź też popełnianych jest wiele z tych błędów jednocześnie. Jeśli osoba dbająca o stany magazynowe wykonuje swoją pracę dokładnie i rozsądnie, klinika powinna być w stanie utrzymać te wydatki w granicach 15-18% budżetu.

Chociaż moje systemy płac i inwentaryzacji nie są idealne, funkcjonują względnie dobrze. Poprzez dokładną kontrolę obydwu tych wydatków każdego miesiąca oszczędzamy tysiące dolarów i umiemy to docenić. Członkowie naszego zespołu wiedzą, że jeśli uda nam się dobrze kontrolować wydatki, mamy wówczas więcej pieniędzy, które możemy przeznaczyć na organizację ciekawych wydarzeń w klinice lub dodatki do pensji.

Znajduj ukryte wydatki

W starych dobrych czasach lekarze weterynarii nie musieli martwić się zanadto o drobne sprawy. Znacznie łatwiej wychodziło nam poświęcanie czasu i energii na rozwój praktyki niż zajmowanie się mikrozarządzaniem wydatkami. Dzisiaj jednak wszystkie koszty mają znaczenie. Aby znaleźć oszczędność w swojej praktyce, przyjrzyj się okresowym wydatkom. Czy masz najlepsze stawki na rozmowy telefoniczne i Internet? A jak wygląda sprawa wywozu nieczystości i materiałów pochodzenia biologicznego? Zobacz, ile wydajesz na mierniki dawki promieniowania rentgenowskiego, utrzymanie sprzętu radiologicznego, usługi kremacji zwłok i tym podobne. Porównaj ceny i zapytaj o rabaty grupowe – wiele związków weterynaryjnych oferuje też specjalne stawki dla swoich członków.

Podczas takiego przeglądu zapytaj sam siebie, czy naprawdę potrzebujesz każdej z tych usług. Rozważ koszty utrzymania frankownicy, czyszczenia wykładzin, dystrybutorów wody i opłat za dozorowanie obiektu. Nie pozwól, aby pracownicy czuli się winni, rezygnując z usług oferowanych przez człowieka, który był „przyjacielem” kliniki. Przypomnij im wówczas, że wprowadzasz zmiany, które umożliwiają wypłacenie wynagrodzenia za dzień pracy.

Unikaj podpisywania kosztownych umów

Umowy o dostarczanie usług wiążą cię z daną firmą na długi czas. Unikaj ich! Wiele spółek stara się wymusić podpisanie długoletnich kontraktów na właścicielach przedsiębiorstw i czyni to nadzwyczaj sprytnie – próbując na przykład uzyskać podpis pod umową od managera czy recepcjonistki. Nierzadko tego typu umowy obligują cię do wnoszenia opłat przez trzy czy pięć lat. W przyszłym miesiącu będę świętował wygaśnięcie umowy na naszą frankownicę. To, co wydawało się dobrym pomysłem trzy lata temu – płacenie 30 dolarów miesięcznie za obsługę urządzenia do masowej wysyłki listów – okazało się kiepskim posunięciem, gdy wyszło na jaw, że ukryte koszty windują tę opłatę do 80-90 dolarów na miesiąc.

Szacuj wydatki

Postaraj się uzyskać trzy kosztorysy na każdą większą naprawę. Mimo że jestem właścicielem wielu klinik, moje koszty utrzymania pozostają stałe. I mogę cię zapewnić, że bardzo często zdarzało się, iż usługodawcy przedstawiali diametralnie różne ceny za wykonanie tej samej pracy, a nawet podawali odmienne powody usterek. Niejednokrotnie jeden człowiek wyceniał skomplikowaną robociznę, a następnie ktoś inny ustalał, że problem jest jednak niewielki, a cena naprawy nieduża. Zdobycie kilku opinii fachowców i oszacowanie kosztów to zawsze dobry pomysł. Nawet jeżeli masz świadomość, że w twojej klinice wkrótce niezbędne będzie wykonanie kompleksowej naprawy, możesz odkryć, że proste, tymczasowe rozwiązanie pozwoli ci przez jakiś czas normalnie funkcjonować i zaoszczędzić tysiące dolarów w czasie gdy z pieniędzmi jest naprawdę krucho.